ブログ マニュアル活用方法 一覧

  • マニュアルが引き継ぎに効果的な理由と引き継ぎ書の作成方法をご紹介

    会社に勤めていると、退職の時や異動の時に後任者へ業務の引き継ぎをする場合があります。中には、今まさにそのような状況の従業員がいるけれど、どのように引き継ぎをさせればよいのか分からない、という経営者や管理職の方もいるのではないでしょうか。 引き継ぎを行う際、マニュアルを作成しておくことはとても有効的です。この記事では、マニュアルが引き継ぎに効果的な理由と引き継ぎ書の作成方法をご紹介します。 引き継ぎのタイミングとポイント 仕事を引き継いだ後任者は、残された資料などを頼りに仕事を覚えていかなければなりません。スムーズに業務をこなすためにも、担当している業務の目的や作業の要点、注意点、資料の保管場所等を細かく伝えることはとても重要です。 ... 会社に勤めていると、退職の時や異動の時に後任者へ業務の引き継ぎをする場合があります。中には、今まさにそのような状況の従業員がいるけれど、どのように引き継ぎをさせればよいのか分からない、という経営者や管理職の方もいるのではないでしょうか。 引き継ぎを行う際、マニュアルを作成しておくことはとても有効的です。この記事では、マニュア...

  • 外国人労働者の受け入れ拡大とは?起こり得る影響やメリット・デメリット

    昨今の日本では効率性や生産性を上げるため、しきりに働き方改革が叫ばれています。働き方改革の取り組みの1つに、企業におけるダイバーシティの推進があり、どの企業も外国人労働者の受け入れには寛容になる必要があります。 しかし、なぜ外国人労働者の受け入れ拡大を行うのか、企業にどのような影響があるのか分からないという方もいるのではないでしょうか。そこで本記事では、外国人労働者の受け入れ拡大とは何か、そして起こりうるメリットやデメリットについてご紹介します。受け入れにあたって企業側の対応方法が分かりスムーズな対応ができますので、ぜひチェックしてみてください。 外国人労働者の受け入れ拡大とはなにか? 外国人労働者の受け入れ拡大とは、新たに設定された「... 昨今の日本では効率性や生産性を上げるため、しきりに働き方改革が叫ばれています。働き方改革の取り組みの1つに、企業におけるダイバーシティの推進があり、どの企業も外国人労働者の受け入れには寛容になる必要があります。 しかし、なぜ外国人労働者の受け入れ拡大を行うのか、企業にどのような影響があるのか分からないという方もいるのではない...

  • 属人化の特徴とは?考えられるリスクや解消方法を紹介します!

    一部の社員だけが業務を担当することが恒常化している職場では、担当者が不在のときにクライアントから質問を受けて困ってしまったり仕事が止まってしまったりという経験をした方もいるのではないでしょうか。このような状態を「属人化」と呼びます。 本来であれば、誰でも同じように業務に取り組めて一定のアウトプットを出せるのが理想です。そこでこの記事では、仕事が属人化してしまう原因やリスクについてご紹介します。属人化を解消するヒントを得られますので、ぜひ参考にしてみてください。 属人化とは 属人化とは、特定の社員が業務を担当することにより、当人以外がその業務の内容や進め方がわからなくなってしまう状態を指します。属人化という言葉は基本的にネガティブな意味... 一部の社員だけが業務を担当することが恒常化している職場では、担当者が不在のときにクライアントから質問を受けて困ってしまったり仕事が止まってしまったりという経験をした方もいるのではないでしょうか。このような状態を「属人化」と呼びます。 本来であれば、誰でも同じように業務に取り組めて一定のアウトプットを出せるのが理想です。そこ...

  • 新人教育をうまく行うポイントは?失敗例も交えて紹介します!

    「新人教育をしているけれど、最近の新人は何を考えているのかわからなくて困った」という方や、「将来的に新人教育をしなければならないので悩んでいる」という方もいるのではないでしょうか。 そこで本記事では、新人教育をうまく行うポイントについてご紹介します。 また、新人教育の失敗例やNG例も記載しています。新人教育の失敗は早期離職の原因にもなりかねません。ぜひ、参考にしてみてください。 そもそも新人教育の目的とは 新人教育の目的は、新人の即戦力化による、企業全体の戦力底上げです。 早期に利益を生み出せる社員を増やすこと、つまり生産性が高く戦力になる新人を生み出すことです。新人を生産性の高い戦力にすることにより、企業全体の戦力を底上げできます。結果として新... 「新人教育をしているけれど、最近の新人は何を考えているのかわからなくて困った」という方や、「将来的に新人教育をしなければならないので悩んでいる」という方もいるのではないでしょうか。 そこで本記事では、新人教育をうまく行うポイントについてご紹介します。 また、新人教育の失敗例やNG例も記載しています。新人教育の失敗は早期離職の原...

  • マニュアルと手順書に違いはある?分かりやすいマニュアル・手順書を作成するポイントも紹介!

    業務を円滑に進めるうえで重要なのがマニュアルです。マニュアルを導入することで、誰でもスムーズに作業を進められることはもちろん、業務効率化や生産性の向上にもつながります。一方、マニュアルと似て非なるものが手順書です。実際の業務にあたっては、手順書とマニュアルを区別して作成する必要があります。 その内容が似ているため、マニュアルと手順書の違いが分からないという方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、マニュアルと手順書の違いを解説していきます。マニュアルや手順書の作成が必要な理由から、それぞれの作成のポイントに至るまで解説していますので、参考にしてください。 マニュアルと手順書の違い 効果的なマニュアルを作成するためには、まず手順書と... 業務を円滑に進めるうえで重要なのがマニュアルです。マニュアルを導入することで、誰でもスムーズに作業を進められることはもちろん、業務効率化や生産性の向上にもつながります。一方、マニュアルと似て非なるものが手順書です。実際の業務にあたっては、手順書とマニュアルを区別して作成する必要があります。 その内容が似ているため、マニュアル...

  • マニュアル作成の目的と必要性とは?上手に活用するためのポイント

    職場などでマニュアルを作成する場合、その目的や必要性、マニュアル活用のメリットを確認しておくことは重要です。事前に社内における位置付けを明確にすることで、実際に役立つマニュアルになるかどうかが分かれます。 そこで、マニュアルの目的や必要性、さらに上手に活用するためのポイントなどについてご紹介します。 マニュアルを作成する目的や必要性 どこの会社や職場でも、マニュアルを作成し運用していると思います。しかし、一度マニュアルを導入すると、それが単なる守るべきルールとして定着してしまい、本来の目的から違った形で運用されてしまう可能性もあります。どういう目的や必要性からマニュアルが作られたのかが忘れられ、間違った運用をしてしまうと、業務の効率化を目指していたはずマ... 職場などでマニュアルを作成する場合、その目的や必要性、マニュアル活用のメリットを確認しておくことは重要です。事前に社内における位置付けを明確にすることで、実際に役立つマニュアルになるかどうかが分かれます。 そこで、マニュアルの目的や必要性、さらに上手に活用するためのポイントなどについてご紹介します。 マニュアルを作成する目...

  • 承認ワークフローをマニュアルで運用する方法

    かんたんマニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」は2018年05月で導入企業数が2,000社を突破しました。 今まで私は数百の企業様に運用の相談を頂き、その中でも多い相談・要望が、「上長の承認機能」です。本日の無料体験会でもご質問・ご要望をいただきました(笑)。Teachme Bizでは承認機能は現在提供しておりませんが、複数の機能を使うことにより簡単に承認フローを作ることができます。 Teachme Bizでマニュアル承認フローを作る3つの機能 かんたんマニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」では、複数の標準機能を使うことにより、簡単にマニュアルの承認フローを運用できます。 今回使用... かんたんマニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」は2018年05月で導入企業数が2,000社を突破しました。 今まで私は数百の企業様に運用の相談を頂き、その中でも多い相談・要望が、「上長の承認機能」です。本日の無料体験会でもご質問・ご要望をいただきました(笑)。Teachme Bizでは承認機能は現在提...

  • Teachme Bizのマニュアル作成以外の利用法(セミナー、資料共有)

    かんたんマニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」は業務効率化、生産性向上のためのソリューションです。 しかし、簡単に画像、動画のコンテンツを作成、セキュアに共有できることから、会社によっては思いもよらない使い方をすることが有ります。本日は、セミナー、資料共有に利用されている例を紹介します。 資料の取り込みに便利なPDFインポート機能 社内のイベント等で作成したPPTやキーノートの資料をセキュアに多拠点、マルチデバイスで共有したいと考えたことはないでしょうか?メールに添付するとデバイスにデータが残りますし、一般的なスライドシェアサービスですと、限定公開URL等で共有するため、URLを転送されてしまうと、意図しない相手に... かんたんマニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」は業務効率化、生産性向上のためのソリューションです。 しかし、簡単に画像、動画のコンテンツを作成、セキュアに共有できることから、会社によっては思いもよらない使い方をすることが有ります。本日は、セミナー、資料共有に利用されている例を紹介します。 資料の取り込み...

  • クリップボードを活用しよう

    かんたんマニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz」にはマニュアルを構成する「ステップ」を一時保管しておく「クリップボード機能」がついています。今回は、その「クリップボード」の概要や操作方法だけでなく、便利な使い方を事例を交えながらご紹介します。 Teachme Bizの「クリップボード機能」とは? かんたんマニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」にはマニュアルを作成する時に「ステップ」を一時保管しておく「クリップボード機能」がついています。 詳しい使い方について見ていきましょう。 >>Teachme Biz機能一覧 Teachme Bizの「クリップボード機能」の使い方 Teachme B... かんたんマニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz」にはマニュアルを構成する「ステップ」を一時保管しておく「クリップボード機能」がついています。今回は、その「クリップボード」の概要や操作方法だけでなく、便利な使い方を事例を交えながらご紹介します。 Teachme Bizの「クリップボード機能」とは? ...

  • レポート機能をつかって組織の課題を把握する(検索ログ)

    かんたんマニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」は業務効率化、生産性向上のためのソリューションです。今回はなぜ、プラットフォームと呼ばれるのかを説明いたします。 共有したマニュアルの閲覧状況を確認できるレポート機能 Teachme Bizを導入していただいた企業様にインタビューしてみると、パワーポイントやエクセルなどのオフィス系ソフトを使いマニュアルを作成・共有していた時に困ったポイントとして「作ったマニュアルが見られているかわからない」、「役に立っているのかわからない」ことを挙げる企業様が非常に多くいらっしゃいました。 Teachme Bizでは、それぞれのマニュアルの閲覧回数表示はもちろんのこと、管理者向けの機能として、... かんたんマニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」は業務効率化、生産性向上のためのソリューションです。今回はなぜ、プラットフォームと呼ばれるのかを説明いたします。 共有したマニュアルの閲覧状況を確認できるレポート機能 Teachme Bizを導入していただいた企業様にインタビューしてみると、パワーポ...

  • カスタマーサポートにTeachme Bizを活用する(トリセツ簡単作成キット)

    簡単マニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」は作成したマニュアルを社内で共有(公開)できるだけでなく、「トリセツ簡単作成キット」を利用することで、「取扱説明書」や「サービスマニュアル」として社外に公開することが出来ます。 サービスのアップデートや機能追加のたびに必要な「取扱説明書」や「サービスマニュアル」の更新作業。写真をとって、文字を起こして、ウェブサイトに掲載して・・・と、ユーザーの方たちにしっかり理解いただけるものを作ろうとするとなかなか手間のかかる作業となり、多くの企業様にとってコストとなっている部分でもあります。 Teachme Bizは誰でも簡単にマニュアルを作成・公開できるので、自社の製品やサービスの「使い方」「操作方法... 簡単マニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」は作成したマニュアルを社内で共有(公開)できるだけでなく、「トリセツ簡単作成キット」を利用することで、「取扱説明書」や「サービスマニュアル」として社外に公開することが出来ます。 サービスのアップデートや機能追加のたびに必要な「取扱説明書」や「サービスマニュアル」の...

  • 次世代型カスタマーサポートの姿とは?(後編)

    前編では、Teachme Bizを活用したオンライン型のカスタマーサポートについて紹介いたしました。 後編では、マニュアルの「鮮度」を保つためのしくみについて紹介します。 マニュアルの更新をタイムリーに行うには? Teachme Bizのようなクラウド型サービスでは、新機能追加や画面デザイン改善といったサービスアップデートが頻繁に行われます。カスタマーサポート用のマニュアルもそれに合わせて更新し、マニュアルの「鮮度」を保たなければなりません。 しかし、アップデートのサイクルが早ければ早いほど、マニュアル更新にかかる手間や負担が大きくなってしまいます。「マニュアルの更新が追いついていない。。」という悩みは、各社に共通したものです。 当社では、その負担解... 前編では、Teachme Bizを活用したオンライン型のカスタマーサポートについて紹介いたしました。 後編では、マニュアルの「鮮度」を保つためのしくみについて紹介します。 マニュアルの更新をタイムリーに行うには? Teachme Bizのようなクラウド型サービスでは、新機能追加や画面デザイン改善といったサービスアップデートが頻繁...

  • 次世代型カスタマーサポートの姿とは?(前編)

    ますます高まるカスタマーサポートの重要性 製品を販売したりサービスを提供したりする事業者にとって、アフターサービスや問い合わせ対応といった「カスタマーサポート」は、製品やサービスと同じくらい重要なものと言えます。 せっかく製品やサービスがよくても、カスタマーサポートが十分でなければ顧客が離れていってしまいます。 ITサービスを提供するベンチャー企業にとっても、それは同じです。サービスの利用者が増えれば増えるほど、カスタマーサポートへの問い合わせも増えていきます。 増加する問い合わせに、どのように対応するか?カスタマーサポートは、大きな経営課題のひとつと言えるでしょう。 専任スタッフをおかずに、迅速・的確・わかりやすいサポートを実現するには? マ... ますます高まるカスタマーサポートの重要性 製品を販売したりサービスを提供したりする事業者にとって、アフターサービスや問い合わせ対応といった「カスタマーサポート」は、製品やサービスと同じくらい重要なものと言えます。 せっかく製品やサービスがよくても、カスタマーサポートが十分でなければ顧客が離れていってしまいます。 ITサービス...

  • マニュアルは「採用難」と「就職難」を同時に解決する(後編)

    前編では、採用活動でのアンマッチに直面した経緯を書きました。採用活動に費用をかけるのではなく、まずは自社内のしくみを整えることで結果的に採用しやすい状況が作れるのではないかと考え、「社内業務の徹底的なマニュアル化」×「ハローワークでの求人掲載」を行うことにしました。 1.社内の業務を徹底的にマニュアル化する もともと社内業務の多くはマニュアル化していました。名刺の発注、経費の精算、、といった細々したルーチンワークもマニュアルになっており、いつでも誰でも迷わない状況になっていました。 今回は、そこをさらに進めて個人が行っていた細かい作業もマニュアル化しました。例えば、Teachme Bizの運営状況のデータ整理のような作業です。 Google Analyti... 前編では、採用活動でのアンマッチに直面した経緯を書きました。採用活動に費用をかけるのではなく、まずは自社内のしくみを整えることで結果的に採用しやすい状況が作れるのではないかと考え、「社内業務の徹底的なマニュアル化」×「ハローワークでの求人掲載」を行うことにしました。 1.社内の業務を徹底的にマニュアル化する もともと社内業務の多くはマ...

  • マニュアルは「採用難」と「就職難」を同時に解決する(前編)

    なぜ「採用難」と「就職難」が同時に起こるのか? 採用難、人手不足といったニュースをよく目にするようになってきました。一方で、就職難、仕事不足という問題も慢性的に生じています。まったく正反対のようにも見える「採用難」と「就職難」は、なぜ同時に起きるのでしょうか? それは「雇用と人材のアンマッチ」という一言に尽きます。少子高齢化、東京への一極集中、職種による求職ニーズの違い、といった背景が複雑に絡まり合うことで、企業側が求める人材と求職者側が働きたいと思える職業が、うまくマッチしない場面が顕在化するようになってきました。(参考記事) 人手=リソースの確保は喫緊の課題 ITベンチャーである当社も、やはりいろいろな場面で人手=リソース不足に直面しています。... なぜ「採用難」と「就職難」が同時に起こるのか? 採用難、人手不足といったニュースをよく目にするようになってきました。一方で、就職難、仕事不足という問題も慢性的に生じています。まったく正反対のようにも見える「採用難」と「就職難」は、なぜ同時に起きるのでしょうか? それは「雇用と人材のアンマッチ」という一言に尽きます。少子高齢化、東京...

  • 「社員数」に頼らない経営を実現するには

    「社員数」は何を意味するもの 企業の事業規模を見る上で社員数は、非常にわかりやすい指標です。「10人の会社」と「100人の会社」では、後者の方が10倍大きなビジネスを行っているように見えます。 しかし、「業績のよい10人の会社」と「業績のよくない100人の会社」はどちらがよいと言えるでしょうか?事業の成否を「社員数」だけで単純に測ることはできません。 「社員数」に頼らないしくみづくり 当社は、できるだけ少ない人数で大きな成果をあげる=経営効率を徹底的に高めることを意識した、社内のしくみづくりを行っています。(下記のような事例も参考にしています。) 経営効率を高めるための手段のひとつが「社内業務マニュアル化の徹底」です。(実はTeachme Biz... 「社員数」は何を意味するもの 企業の事業規模を見る上で社員数は、非常にわかりやすい指標です。「10人の会社」と「100人の会社」では、後者の方が10倍大きなビジネスを行っているように見えます。 しかし、「業績のよい10人の会社」と「業績のよくない100人の会社」はどちらがよいと言えるでしょうか?事業の成否を「社員数」だけで単純に測...

  • 人手不足は、採用だけで解決しない

    高まる「人手不足」のリスク 最近「人手不足」のニュースを目にすることが増えてきました。震災復興やオリンピックで需要が高まる「建設業」や、深夜のアルバイトスタッフが集まらず営業に支障が出ている「飲食業」など、話題にのぼる業界もさまざまです。 「人手不足」という社会的課題に対し、どのように立ち向かっていくべきでしょうか。 人手不足の背景 そもそも「人手不足」はなぜ起きているのでしょうか?ここでは、人口×地域×職種の3つの切り口でデータを読み解いてみましょう。 1.人口減少と高齢化 日本は人口減少に転じており高齢化率は高まる一方です。2060年時点では、人口8,674万人(2010年比4,132万人減(32.3%減))、高齢化率39.9%(2010年... 高まる「人手不足」のリスク 最近「人手不足」のニュースを目にすることが増えてきました。震災復興やオリンピックで需要が高まる「建設業」や、深夜のアルバイトスタッフが集まらず営業に支障が出ている「飲食業」など、話題にのぼる業界もさまざまです。 「人手不足」という社会的課題に対し、どのように立ち向かっていくべきでしょうか。 人...