【Teachme Bizユーザーインタビュー】Teachme Bizを「協業し価値を生み出す文化」の醸成に役立てたい│Street Smart (Thailand) Co., Ltd. 様

Street Smart (Thailand) Co., Ltd.
マネージャー 二瓶明氏

今後クラウドツールを活用するタイ企業は増える

弊社は企業向けにクラウドツールを提供し、導入に際しての技術的なサポート、トレーニング、運用マニュアル作成、教育支援などを手掛けている企業です。日本では、GoogleのG Suiteを中心にさまざまなクラウドツールを扱っています。
 タイには2014年に進出しました。当初はコールセンターを置くという構想もありましたが、今後はタイでも日本のようにクラウドツールを導入する企業が増えるであろうことを確信し、G Suiteの導入支援事業やクラウドツールの代理店業務を事業内容として、現地法人を設立しました。

 とはいえ、いまのところタイで扱っているツールは G Suiteのみ。少しずつ他のツールの取り扱いも増やしていく計画ですが、日本と比べるとタイの企業のセキュリティ意識はまだ決して高くはありません。yahooやGmailのようなフリーメールを使用している企業もまだ多く、企業の情報が貴重な価値であるという認識も薄い。お客様の情報が詰まった伝票をスタッフがどこかに紛失してしまったというケースも聞きます。何が会社の資産であり、守るべき情報が何であるかという意識が浸透していないのが現状です。
 セキュリティに関しては未成熟な一方で、SNSは非常によく利用されていて、アンバランスともいえますね。ただ、日本がそうであったように、これからタイでもクラウドツールを活用する企業は増えていくはずです。

 日本では「働き方改革」のキーワードが台頭してきた3年ほど前から、ITツールによる業務の効率化は当たり前になってきました。クラウドに対する信頼性も上がり、いまではクラウドの方が安心安全という見方も強いです。場所を選ばず、デバイスを問わず、どこからでもアクセスできるという利点もあります。
 クラウドツールを使ってルーティンワークを効率化すれば、AIではできない人間ならではの業務に集中できる時間を創出できるようになります。ただし、社内のこれまでの文化に影響を与えることも確かです。そのため、私たちはキーパーソンを定め、最適なアプローチをサービスメニューとして用意しています。企業の中にしっかりと入り数ヶ月かけてコンサルするのが私たちの強み。これはタイでも同様です。

マニュアル不在による弊害

先にお話したように現在、タイで扱っているのはG Suiteだけですが、少しずつ製品を増やしていく計画です。日本で取引のあるTeachme Bizもその一つ。早い段階での再販やトレーニングを計画していますが、そのためにもまずは自分たちで使ってみようと考え、2019年10月にTeachme Bizの導入に踏み切りました。

 弊社は現在、タイ人スタッフ4人と私という少人数の構成なので、一人ひとりの業務は多岐に渡っています。例を挙げると、アドミニが会計業務もカバーし、請求書の発行まで担当していますが、そのスタッフが休んでしまうと、どうしても作業に時間がかかってしまいます。

 私が仕事で日本に帰っている間のオペレーションも、タイ人スタッフだけでは滞りがちです。例えば、お客様からG Suiteの活用に際して、個別の環境要因に関わる質問をいただいた場合、私がその場にいればすぐに対応できますが、リモートではやはりスムーズには運びません。自身の知識や経験を体系化して、スタッフへ展開していく必要性を感じていました。

 FAQについてはGoogleのドキュメントにまとめてはいますが、基本はテキストベース。つくり手によってばらつきがでることを抑えたり、汎用的な情報にするためでしたが、一部画像編集は別ツールを用いていたりと、手がかかります。より簡単に、誰もがいつでも見られて理解できるマニュアルを作らなければーー。Teachme Bizを導入したのはそのためでもあるのです。

タスクを洗い出しマニュアル化を図る

 Teachme Bizを導入してすぐ、私が行ったのはスタッフのタスクの棚卸しです。これには、Studist社で執筆されている『結果がでる 仕事の「仕組み化」』が非常に参考になりました。タスクを高度な経験や知識が必要なAの感覚型、一定のパターンから選択するBの選択型、誰がやっても同じ結果が求められるCの単純型の3つに分けて、BとCのマニュアル化を図るという内容です。

 早速、この方法に従ってタスクを分類しました。スタッフ一人につき、リストは10個〜20個。このリストのマニュアル化をいま指示している段階です。
 請求書の発行方法からセミナー会場の設置準備やオンラインミーティングの設定方法など、いろいろなタスクがあがってきました。オンラインミーティングは頻繁に開催しているのに、片方の音声が録音できていなかったという事態が発生するので(笑)、動画によるマニュアル化は非常に効果的ですね。

 もちろんスタッフだけではなく、私自身のタスクにも活用しています。備忘録として、月に1度でつい手順を忘れがちな作業を記録しておいたり、私だけが把握している銀行やビザなどの手続き事項などについても、日本本社から情報提示を求められたときなどにすぐに展開できるので、助かります。新しいスタッフが入社するたびに口頭で説明していたことのマニュアル化にも使っています。

 今後は、取引先にもTeachme Bizを公開したいと考えています。お客様から寄せられるツールの機能に関する回答集として、Teachme Bizを外部公開用に使えれば、お客様の理解に大いに役立つと思います。

誰が作ってもそれなりのクオリティに仕上がる

実際に使用する前からTeachme Bizはタイ人向きのツールだと感じていました。日本人は多機能のツールを好む傾向がありますが、タイ人はそうした豊富な機能よりも、UIや見た目、印象を非常に重視します。感覚的に操作できるツールが好まれるんですね。その点、Teachme Bizは簡単に使えてわかりやすいので、スタッフはみな、特に私に質問をしてくることもなく、すっかり使いこなしています。

 誰が作ってもそれなりのクオリティに仕上がる点もいいですね。弊社ではG Suiteの中にあるスライド機能を使って提案書やチラシ、バナーなどまで作っていますが、機能が多く、自由度が高いがゆえに、高品質のものをご提供できる一方、スタッフはどうしても時間をかけて作り込んでしまいます。 

 特に社内に向けの内容をパッとマニュアル化したいというときには、断然、Teachme Bizの方が向いている。語弊があるかもしれませんが、制約があり、できることが決まっているので、無駄にデザインに時間をかけずに済むんです。

 現状、弊社におけるTeachme Bizの活用は始まったばかり。、誰にとってもわかりやすいマニュアルをつくることで、いずれは「協業し、価値を生み出す文化」を醸成したいと考えています。

 タイではジョブディスクリプションが明確であることが求められますし、あらかじめ決まった仕事しかしないという考え方が強いです。日本とは違って、自分の手が空いたら人の仕事を手伝うという文化は希薄です。

 でも、誰は何が苦手で何を得意としているのかという情報を共有できれば、「これは私がやります」「私が手伝います」という流れが自然に生まれていくと思うんですよ。
それが「チームで連携する」ということであり、結果的には各自が付加価値の高い仕事を創出し、企業の付加価値も上がっていく。弊社の社名であるストリートスマートとは、机上の勉強で身につけた知識によるアカデミックスマートではなく、実践から知恵を得て、どんな環境でも能力を発揮できる人材のことを意味しています。Teachme Bizを活用して、ストリートスマートな人材の育成に役立てていきたいと思います。

Teachme Bizは海外の飲食店でも導入いただいています。マニュアルの多言語対応、現地スタッフの教育、レシピの即時共有、オペレーションの標準化などに活用されています。海外での活用事例をご紹介します。