【マニュアル 作成 から 運用 まで】マニュアルで挫折しないコツとは?

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【マニュアル作成から運用まで】マニュアルで挫折しないコツとは?

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マニュアルを作るためには予想以上に様々なことを考える必要があり、挫折してしまった方も多いのではないでしょうか?

そんな中でも

どれくらい詳しく書けばいいのか?」
「そもそもどんな業務をマニュアルにすればいいのか?」

といった悩みを持つ方は多いと思います。

こうした悩みの原因は正しいマニュアルの作成方法を知らないことにあります。正しい手順を知り、作成時のポイントをおさえていればマニュアルを作成し、実際に運用することはそこまで難しいことではありません。

そこで今回はマニュアル作成のポイント、手順から運用のコツまで解説していきます。
この記事を読めば、マニュアル作成がずっと楽になるはずです!

マニュアル作成 の目的

まず、マニュアルを作成する前になぜマニュアルが必要なのかを理解していることが大前提となります。

マニュアル作成 の目的は業務品質の管理・向上業務の標準化です。つまり、どんな人が業務に臨んでも一定以上の水準を保つことを担保するため、ということです。

具体的に見ていくと、

・業務を見える化する
・誰でも同じ水準で仕事ができる環境を作る
・業務のムダやムラをなくす
・業務の偏りをならす

といったことがマニュアル作成によってもたらされます。
また、逆にマニュアルがないことは

・特定の仕事ができる人に負荷がかかってしまう
・役割分担があいまいになってしまう
・業務の品質・スピードにムラが出る
・社内でノウハウが共有されない

といった事態を引き起こします。

マニュアル作成 のポイント

マニュアルを作成す目的はおわかりいただけたと思いますがマニュアルを作る際に、「とりあえず作ってみるか!」では中々うまくいきません。

ここではどこに気を付けてマニュアルを作ればいいのか、そのポイントを簡単にお伝えします。

1. 粒度:「作業の区切り」を意識する
2. 用語:読み手のレベルを想定する
3. 基準:判定ポイントは具体的に

この3つのポイントに少し気を配るだけで、マニュアルが読み手にわかりやすくなるはずです。

【関連】マニュアルを「わかりやすく」するための3つのポイント

マニュアル作成 の手順

マニュアルの目的とポイントを踏まえたうえで、マニュアルの作成・運用手順にいよいよ入っていきます。

範囲を決める

マニュアルを作る際には、あらかじめどの程度詳細に書くかをきめておくことが重要です。この工程を経ることで、後々「どこまで書けばいいのか?」といった疑問はなくなり内容自体もブレが少なくなります。
また、その際にはどの業務をマニュアル化し、どの業務をマニュアル化しないかといった線引きをすることが更に重要になります。この時、業務タイプを「感覚型」「選択型」「単純型」の3タイプに分類することで、マニュアル化する業務を選びやすくなります。

【関連】86%の業務はマニュアル化できる! ~30社の業務を見てわかったこと~

構成を決める

マニュアル化する業務を選んだあとは、マニュアル全体の構成を考えていきます。これは言わばマニュアルの「設計図」であり、根幹になるものなので欠かしてはいけません。構成をしっかり決めることで、抜けの少ないマニュアルが書けるようになります。
また、この作業はなるべくスピーディーにテンポよく行うことをお勧めします。これは最初から完璧なマニュアルを作るのではなく、運用していく上で改善していくイメージだからです。

作成する

実際に上記の範囲・構成に沿ってマニュアルを作成していきます。この際のコツとしては、マニュアルのデザインに凝りすぎないことです。デザインに気を配りすぎて、なかなか出来上がらないといったこともよくあることです。

【関連】マニュアルはデザインに凝るほど深みにハマる

運用する

作成したマニュアルを試験的に運用していきます。この際マニュアルは完全でなくても構いません。前述した通り、何回か運用していくなかで改善していくからです。むしろ、この試験的にマニュアルを運用している期間にどれだけ改善点を上げられるかが、勝負になってくるのです。

改善する

試験運用の際に出てきた改善点をもとに、マニュアルを更新していきます。マニュアルの更新は改善点が出てから即時に行わないと、更新されないまま放置されてしまいがちです。アップデートを怠らないことは、マニュアルを運用し形骸化させない大きなコツです。

業務マニュアル を作成可能にするITツール

上記では業務マニュアルを作成し運用するまでの流れをご紹介してきました。しかし、ご覧になってわかるようにマニュアルを作成するには手間もコストもかかります。

ここでご紹介するのが弊社のマニュアル作成ツール『Teachme Biz』です。
写真や動画を主体とした視覚的なマニュアルを作成できる他、慣れ親しんだデバイスで即時にマニュアルを更新することも可能です。

マニュアル作成の際に時間がかかるデザインやフォーマットに関しても、過去の業務改善コンサルの経験から徹底的に考察して設計しています。これにより、マニュアル作成本来の目的である業務品質の管理・向上業務の標準化について集中して考えることができます。


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