リモートワークに必要なガイドライン/業務手順をセキュアに共有する実例


(本ブログ記事はタイ法人のTeachme Biz サイト内のブログ(タイ語)の内容を日本語にて転載しています)
 新型コロナウイルスの感染拡大を受け、2020年3月18日から31日まで全国の学校とタイ・バンコク首都圏の娯楽施設を閉鎖することが決まりました。コンサートや展示会、宗教集会といった大型イベントも中止するよう呼びかけています。その影響を受けて、タイ国内にはリモートワークを考えている企業も多いと思いますが、今までリモートワークの習慣がなかった企業は、突然すぎてスムーズに行かないかもしれません。

 マニュアル作成・共有プラットフォームを提供しているStudist (Thailand)会社のノウハウ・手順を普段からセキュアに共有しているので、リモートワーク移行決定後、翌日より全員リモートワークを実施することが出来ました。各社員のアウトプット量を下げることなく、先週合流した新入社員への研修もオンラインで実施しています。

今回、テレワーク導入のために作成したガイドライン、使用しているマニュアル類をご紹介します

ガイドライン、社内業務マニュアル及び、お客様向けマニュアル

Studist (Thailand) リモートワークガイドライン

リモートワークを実施するに当たり、大枠のガイドラインを作成し、タイ法人社長の承認後、即日社内のSlackにて展開されました。展開されたガイドラインは以下です(一部社内共有サーバーのリンクを削除してあります)。基本、更新されることを前提に作成してあり、実際に、リモートワークが2日間過ぎた段階でのフィードバックを受けて内容を改修します。

COVID-19: Remote Work Guidelines
https://teachme.jp/8/manuals/8159405

>>承認機能についてはこちら

コミュニケーションツールの使い方

Video Conferencing, Web Conferencing, Webinar を実施できるZoomを外部営業、社内教育にフル活用します。もともとお客様用に作っていたマニュアルをそのまま社内に使用しています。

How to start "Zoom Video Communications"
https://teachme.jp/8/manuals/5231404

簡単なトラブルシューティング

日々利用しているSaaSのちょっとした使い方のコツ、設定等は隣の人に聞くことなく、オンラインでありさえすれば、Teachme Biz を検索すると、すぐに確認できます。特に入社したばかりの人には嬉しいコンテンツが揃っています。

How to set google drive
https://teachme.jp/8/manuals/5994468

How to open Excel sheet & exiting excel sheet (CSV file) in google drive
https://teachme.jp/8/manuals/5994474

商談中のお客様のフォロー

契約に進みそうなお客様には、契約までの流れを、対面での営業ではなく、Zoomの画面共有機能を利用し、すでにあるマニュアルをスライドショー形式にして説明をします。商談後にURLを即送れば、お客様は説明した内容をすぐに自分で見直すことができます。

[For Thai customers] How to start with Teachme Biz
リスト形式:https://teachme.jp/8/manuals/3834349
スライド形式:https://teachme.jp/8/manuals/3834349/slideshow/

新人教育のオンライン化

新人研修の内容を「タスク機能」により、リモートでの進捗を可視化

Studist (Thailand) では、新人教育時、各ファンクションのトレーニングをTeachme Biz のタスク機能、トレーニング機能を用いて実施しています。覚えるべき内容のマニュアルをタスクとして送信し、各マニュアルの実施具合をグラフ形式にてリアルタイムに計測できます。口頭で「どれくらい終わった?」等のヒアリングが必要なく、毎日の終わりに進捗グラフだけ見れば、正確な進捗を確認できます。

>>タスク機能についてはこちら

まとめ

日々、タイ国内の状況、法律が変わっていき、それらに迅速に対応する必要があります。リモートワークのガイドライン、導入した新しいツールの運用方法のレクチャーは、今までのように対面で説明することは難しくなってきています。リモートワーク中の従業員に対して、ガイドラインや業務手順書を効率よく、素早く提供し、変更を素早くそれらに反映することがリモートワークを成功させる重要なキーの一つと考えています。

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