Teachme Bizなら既存マニュアルをPDFインポートして一括管理できる! | マニュアル作成・共有ツール - 「Teachme Biz」

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Teachme Bizなら既存マニュアルをPDFインポートして一括管理できる!

PDFインポート機能

かんたんマニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz」の「PDFインポート機能」は、PDF形式の既存マニュアルをクラウド上に一括取り込みしてマニュアルを集約できる機能です。

クラウド上に業務マニュアルを集約することで、検索性の向上・管理コスト削減につながります。今回は、Teachme BizのPDFインポート機能の概要、活用方法やそのメリットについて事例を交えながらご紹介いたします。

Teachme Bizの「PDFインポート機能」とは?

PDFインポート機能

かんたんマニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」では、会社にすでにある業務マニュアルを、一から作成し直すことなくインポートする機能「PDFインポート機能」があります。

「PDFインポート機能」は、その名の通りPDF形式のドキュメントをTeachme Bizにインポートすることで、PDFのページごとにステップバイステップのマニュアル形式

事前準備としては、社内の既存マニュアルをPDF形式に変換(紙のマニュアルであればスキャンするなど)しておくだけです!

それでは、詳しい使い方について見ていきましょう。

Teachme Bizの「PDFインポート機能」の活用方法

PDFインポート機能

どの会社・どの部署にも、既存の業務マニュアルや手順書・手引きなどがあると思います。しかし、そういった大半のマニュアルは、マイクロソフトのWordやExcel、Power Point、もしくは紙に直接手書きで作成されていることが多いです。

WordやExcelなどのMicrosoftのOffice製品や、手書きの紙で作ってしまうと、以下のようなデメリットが発生します

  • 作成する人によってフォーマットがバラバラ
  • マニュアル作成に特化したツールでないので、作成・更新作業効率が悪い
  • どれが最新版なのかわかりづらい
  • 紛失リスク
  • ついつい文字だらけになってしまい、見られづらくなる
  • マニュアルを探すのが大変

Teachme Bizの「PDFインポート」機能は、PDF形式に変換済の既存マニュアルを、クラウド上に一括取り込みしてマニュアルを集約できる機能です。クラウド上に集約しておくことで、先にのべたリスクやデメリットを回避でき、運用・管理コスト削減につながります。

Teachme Bizでマニュアルを運用すると・・・

  • 作成する人によってフォーマットがバラバラ
  •  → フォーマットが予め決まっているので人によるばらつきがなくなる

  • マニュアル作成に特化したツールでないので、作成・更新作業効率が悪い
  •  → 画像を取り込んで文字や図形を入れるのが楽、またPC・モバイルでいつでもどこでもマニュアルの更新が可能

  • どれが最新版なのかわかりづらい
  •  → クラウドで閲覧可能状態になっていればつねにそれが最新版

  • 紛失リスク
  •  → データなので紛失リスクなし。見せたい相手にだけみせられる

  • ついつい文字だらけになってしまい、見られづらくなる
  •  → 画像や動画メインなので、見る側にやさしい

  • マニュアルを探すのが大変
  •  → タイトルと説明文から検索が可能

「PDFインポート機能」を使えば、いままでWordやExcel、パワポ等で作っていたマニュアルを、効率的に検索できるようになりますし、更新作業も楽になり作業効率がアップします。使わない手はないですね!

Teachme Bizでは、マニュアルの検索性をさらに向上させる機能があります。
以下の記事で詳しくご紹介していますので、マニュアルの検索性を向上させたい方は以下の記事をあわせてご覧ください!

>> Teachme Bizでマニュアルの検索性を向上する方法

まとめ

いかがでしたでしょうか?Teachme Bizの「PDFインポート機能」をうまく活用することで、既に社内にあるマニュアルも、今この瞬間からTeachme Bizに移行できて、検索のしやすさ・作業効率がアップします。ぜひご利用ください。


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