導入インタビュー

【導入インタビュー】PBC Business Consulting Thailand Co.,Ltd.

管理業務の見える化や顧客に配布するマニュアルとして活用

サービスとして成熟している点が決め手になった

弊社は、マイクロソフト社製ERP(Dynamics 365 Business Central 以下、D365 BC)を扱っている独立系のSIerです。タイには2015年9月に進出を果たしました。タイに進出している日系企業に、ローカライズソリューションをパッケージ化して提供し、導入支援とサポートを手掛けています。顧客はいまのところ、日系の商社が中心ですが、徐々に製造業への導入も進めています。

Teachme Bizは、2ヶ月ほど前に導入しました。決め手になったのは、サービスとして成熟している点です。最初にTeachme Bizを知ったとき、直感的にこれは便利だろうと感じましたが、マニュアルを作るプロセスや、公開して皆に見てもらっているシーンをデモで見て、その思いがより強くなりました。
クラウドベースでマルチデバイス対応なのが便利ですし、ツールの操作性も非常に高い。イメージ通りでわかりやすく、シンプルで使いやすいツールだと思います。

複雑な管理業務の見える化が第一の目的

弊社では、Teachme Bizを3つの目的で導入しています。最初の目的は、社内業務への活用です。私たちはいま、タイ人11人、日本人2人という構成で仕事を進めていますが、以前から管理業務が可視化できていないことに危機感を感じていました。

特に、問題だと感じていたのが人事や給与に関する業務です。いままでは、タイ語がわからないのでタイ人スタッフに一任し、担当者に来てもらっては英語で説明を受けていましたが、なんとなくはわかっても、細かいところまで理解できていたわけではありません。 しかし、重要な業務ですからしっかりと理解しておきたいと考え、まずは給与計算のプロセスをTeachme Bizを使って可視化を行いました。

Teachme Bizは、PC上の操作であればスクリーンショットを撮ればいいので手軽ですね。PC以外のデバイスを使う場合、これまではテキストベースでメモを取っているだけでしたが、Teachme Bizを使えば、スマホで撮影すれば、例えばトークンを見て出てきた数字を書き入れたり、特定のコードが出てきたときの手順についてもわかりやすく伝えられます。

PCを購入した後に必要なドメインの設定など、細々とした手順にも有効でしょう。WordやEXCEL、PowerPointといったソフトも便利ですが、作りやすさという点ではTeachme Bizが長けていると実感しています。現実世界を切り取ってメモとして残すには最適ではないでしょうか。

顧客に配布する導入マニュアルに活用

導入の2番目の目的は、Dynamics ERPをお客様に導入する際に活用すること。Teachme Bizを使って使い方を説明し、カスタマイズの資料作りに利用したいと考えています。

従来は、WordやPowerPointを駆使してマニュアルを作成していましたが、細かなことができる高機能なアプリケーションであるがゆえに、顧客から成果物のクオリティを要求され、作成にかなりの時間を要していました。
それでいて、実際に活用されているかどうかは不明です。タイに来てからはマニュアルを導入プロジェクト作業の成果物として納品するのをやめました。できる限り弊社のスコープを限定的にして導入費用を安く抑えたいからです。。しかし、これからはTeachme Bizを活用することを前提に、低コストでマニュアルを納品配布し、お客様に活用していただく方針です。

ちょっと語弊があるかもしれませんが、Teachme Bizの良さの一つは、制約がある点ではないでしょうか。フォーマットや見え方などが決まっていて、できることが限られたシンプルな作りだからこそ、わかりやすく使いやすい。その良さを生かしていきたいですね。

すでに、2社のプロジェクトに活用中です。そのうちの1社である日系の繊維系商社様はタイ、インドネシア、ベトナムの3拠点で事業を展開し、すべて同じDynamics NAV(D365 BCの旧バージョン)を導入されていますが、ベトナムの拠点がトレーニングのフェーズに入ったので、Teachme Bizを使ってマニュアルを作成しました。
お客様からの評判はいいですよ。最終的にいろいろなデバイスで確認できる点は好評です。画面をPDF形式で印刷できるし、iPadやPC、スマホでも見られる。ビジュアルベースで場面が構成されているので直感的に理解できるという評価をいただいています。

今後は保守サービスとしての活用も

3番目の目的は、今後の計画になるのですが、Dynamics ERP導入後の保守サービスへの活用です。具体的にはコミュニケーションツールとしての使用を考えています。

現在はメールや電話でやりとりをしていますが、これをTeachme Bizで行いたい。というのは、現在はメールや電話で対応をしていますが、込み入ったプロセスについてはビジュアルで記録に残しておいたほうが確実だからです。
例えば、伝票を入力し、確定処理をした後で間違いに気づいたとき、それを直すのはパッケージソフトの場合、そう簡単ではありません。いわゆる赤伝を起票する必要がありますが、こうしたケースについては、Teachme Bizを使ってそのプロセスを回答した方が間違いがありません。

いまは手軽に使えるリモートツールがいくつも登場していますが、弊社のスタッフが勝手に操作できるのはセキュリティ上、問題があると思いますし、そもそも物理的にブロックしているお客様もいらっしゃいます。でも、Teachme Bizならお客様自身で写真を撮り、それを貼って公開してもらえれば、私たちの方で後続ステップを追記できる。いままでにないサポートツールになりそうです。

Teachme Bizを使って効率化を進めていく

まだ導入したばかりですが、実際にTeachme Bizを使ってみると、当初の予想通り、非常に使いやすいと感じています。QRコードとの連携機能があるので、製造業にも最適ではないでしょうか。
TV会議システムも、QRコードで使い方がすぐにわかれば助かる会社も多そうです。いざ使おうとして、設定がわからず時間を取られてしまうというケースをよく見かけますから(笑)。

一つ注文をつけるとすれば、貼り付ける画像の解像度がもっと大きくなればうれしいですね。ストレスなく見られるようにあえて解像度を下げているのだと思いますが、ちょっと粗くて見づらい。ただ、これから改良されていくのだと思います。
今後は設計書への活用も進めていく考えです。カスタマイズの簡単な手順であれば、Teachme Bizでも十分に対応できます。実は、ベトナムにある弊社の開発部隊とのやりとりについてはすでにTeachme Bizを試験的に使っています。
私たちが提供している製品は高額のものではなく、低コストで導入できるソフトですから、できるところはどんどん効率化を図りたい。そのためにもTeachme Bizを積極的に活用していきたいですね。