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マニュアルを「階層化」しても弊害だらけ

階層の分け方は、答えがひとつではない

「マニュアルは何階層まで分類できますか?」という質問をいただくことがあります。会社全体のマニュアルを会社全体>部門別>用途別のように多層的に分類したいというご要望です。

ところが、この階層化は決定的な弱点を持っています。それは、階層の分け方をひとつに決められないということです。

例えば、以下の2つのパターン。どちらが適切かは場合によりけりです。

  • ・パターン1)本社>経理部>申請関連>平成26年度
  • ・パターン2)本社>平成26年度>申請関連>経理部

このようにマニュアルの階層化には、『複雑になりすぎる』『分りにくくなる』という弊害が伴います。

マニュアルは「1階層」でも十分。

Teachme Bizでは、グループの中を「フォルダ」という単位で1階層のみ分けることができます。フォルダ機能は、あくまでも全体をざっくりと分けるための機能。マニュアルは検索機能を使って直接探すため、階層化する必要がありません。

「01.業務ルール」「02.社内情報」、、がフォルダ。 どこのフォルダにあるかわからない場合は、「すべてのフォルダ」から検索すればすぐ探せる。

さらに、カテゴリ機能やタグ機能で各マニュアルの特徴を「ラベル付け」することができるため、柔軟に絞り込みを行うことも可能です。実際に、私たちスタディストのグループ内には500を超えるマニュアルがありますが、この分類方法で困ることはありません。

マニュアルのトレンドも「トピック志向」

やや専門的な話になりますが、取扱説明書などのマニュアル制作専門業界の間でも「ブック志向からトピック志向へ」ということが提唱されています。

ブック志向 トピック志向
書き方 章・節・項と階層的に 1つの主題ごと簡潔に
読み方 先頭から順に 検索でダイレクトに

Teachme Bizは、作るのも読むのも簡単にすることを目指して作られたツールです。ひとつひとつのマニュアルは、まさに「トピック志向」。検索機能を使えばダイレクトにアクセスできます。

階層化にとらわれない整理の便利さをぜひ体感してみてください!

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