カスタマーサポートにTeachme Bizを活用する(トリセツ簡単作成キット) | マニュアル作成・共有ツール - 「Teachme Biz」

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カスタマーサポートにTeachme Bizを活用する(トリセツ簡単作成キット)

TeachmeBizを取扱説明書として利用する
簡単マニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」は作成したマニュアルを社内で共有(公開)できるだけでなく、「トリセツ簡単作成キット」を利用することで、「取扱説明書」や「サービスマニュアル」として社外に公開することが出来ます。

サービスのアップデートや機能追加のたびに必要な「取扱説明書」や「サービスマニュアル」の更新作業。写真をとって、文字を起こして、ウェブサイトに掲載して・・・と、ユーザーの方たちにしっかり理解いただけるものを作ろうとするとなかなか手間のかかる作業となり、多くの企業様にとってコストとなっている部分でもあります。

Teachme Bizは誰でも簡単にマニュアルを作成・公開できるので、自社の製品やサービスの「使い方」「操作方法」をユーザー様に閲覧していただくために、作成・継続更新が大変なウェブサイトを運営する必要がなくなります。

また、公開マニュアルのURLをメール、チャット等で送付するだけで操作マニュアルをユーザー様に提供できるので、カスタマーサポートにて操作を説明する時のやり取りがぐっとシンプルになります。

Teachme Bizの「トリセツ簡単作成キット」とは?

Teachme Bizの「トリセツ簡単作成キット」とは
簡単マニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」のトリセツ簡単作成キットは、マニュアルを外部公開してアカウントを持たない人でも閲覧可能にし、取扱説明書やサービスマニュアルとして活用できる機能です。

トリセツ簡単作成キット

外部公開されたマニュアルは以下のように閲覧できます。

「店舗情報の取得に失敗しました」と表示される場合 >株式会社トレタ様

このような公式マニュアルをウェブサイト上で公開すると、どうしてもウェブサイト運営のスキル、知識が必要になってくるため、レイアウトや文字の大きさ等、内容以外を検討する時間がかかってしまいます。

かんたんマニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」のトリセツ簡単作成キットを使えば、伝えたい中身だけを検討するだけで、見栄えの統一した公式マニュアルをユーザー様に公開できます。

カスタマーサポート(CS)での活用方法

かんたんマニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」で作成・共有されたマニュアルは一つ一つのマニュアルにURLが付与されています。

マニュアルを外部に公開した場合、Teachme Bizのユーザーアカウントを持たない人でもマニュアルを閲覧可能ですので、カスタマーサポートでのユーザー様とのやり取りの内容をシンプルかつ、伝わりやすい操作方法を提供可能です。

Teachme Bizを利用した場合と、利用してない場合を比較してみましょう。

①Teachme Bizを利用した場合の操作方法提示メール

カスタマーサポートメール

②Teachme Bizを利用していない場合の操作方法提示メール

豆田様

平素よりマニュアル作成・共有ツール『Teachme Biz』をご利用いただき、誠にありがとうございます。
ご質問に回答させていただきます。

>複数のユーザー(メンバー・ゲスト)をまとめて追加したい
「ユーザー管理」>「メンバー一括管理」もしくは「ゲスト一括管理」を選択します。

1.「メンバー一括管理」の「メンバー追加」タブからフォーマットをダウンロードします。

2.フォーマットに入力します。
ユーザーID(編集禁止):空欄のまま(入力不可)
メールアドレス:任意
アカウント名:任意(半角英数字、20文字まで)
表示名:任意(漢字、ひらがな、カタカナ可)
パスワード:任意(8文字以上16文字以下、半角英数字、アカウント名と同じパスワードは使用できません)
※同じパスワードを複数名に登録できます。
※パスワードを指定しない場合(E列が空欄の場合)は、アカウントごとにシステムで生成されます

3.フォーマットを「CSV(カンマ区切り)UTF-8(.csv)」形式で「名前をつけて保存」します。
保存方法:「名前をつけて保存」
 保存形式:「CSV(カンマ区切り)UTF-8(.csv)」

4.【補足】メールアドレスを登録しない場合は…
メールアドレスを登録しない場合(メールアドレス欄が空欄)は、【アカウント名】と【パスワード】が必須です。
※また、アカウント登録後は【管理者から各メンバーに何らかの方法でアカウント名とパスワードを伝える】ことが必要です。

5.【補足】パスワードを指定しない場合は…
パスワードを指定しない場合(パスワード欄が空欄)は、システムでパスワードが自動生成されます。これらを各メンバーにお知らせするために【メールアドレス】が必須となります。

※【ステップ⑧】の「登録完了後に追加されたメンバーにメールを送信する。」にチェックを入れてください。
追加メンバー全員宛にメール送信したくない場合は、フォーマットに任意のパスワードを入力し、他の手段でパスワードをお伝えしてください。

6.ファイルを選択します。
「ファイルを選択」より【ステップ③】で作成したcsvファイルをアップロードします。

7.ファイルの選択が完了するとファイル名が表示されます。

8.メールの配信の有無を選択して、「登録内容を確認」します。
「登録完了後に追加されたメンバーにメールを送信する。」にチェックを入れると、新たに追加するメンバー全員宛に「招待のお知らせ」メールが送信されます。
※メールアドレス未登録ユーザーには配信されません。

9.内容に問題がないか確認して「登録を確定」します。
×入力内容に不備あり:
エラーがある箇所、理由が表示されます。
再度【ステップ②】からファイルの内容を再編集し、作業を進めてください。

○入力内容に不備なし:
内容を最終確認して、「登録を確定」を選択します。

10.メッセージが表示されるので、「OK」を選択します。

11.ファイルの登録が完了するとメールが届きます。

12.ファイルの登録完了です。
「作業履歴」タブでは、過去30日分までの作業履歴を表示しています。
メンバーの一括追加は、ファイル登録完了後に行われるので、追加完了までは若干の時差があります。

13.メンバーの一括追加が完了したか確認します。
「作業履歴」タブより、確認するファイルのファイル名を選択します。

14.「結果」欄を確認します。
メンバーの一括追加が完了すると、「結果」欄が「完了」となります。

15.メンバーの一括追加が完了すると、作業履歴の「状態」欄が「完了」となります。
「作業履歴」タブにて確認できます。

以上となります。

豆田

上記2つを比較してみて下さい。①のほうがシンプルかつ、メールを受け取ったユーザー様は分かりやすいマニュアルを閲覧しながら作業が出来るため、よりユーザーフレンドリーだと言えます。また、他にも大きなメリットが2つあります。

対応工数の削減と返信ブレを最小限化

同様の質問を頂いた時に、一人でカスタマーサポートを実施している場合、過去のメールがあることを思い出し、コピーアンドペーストで効率化できますが、チームでカスタマーサポートを実施している場合、再度同じような文面を作成する工数がかかってきます。また、担当者によって微妙に返信内容がブレる可能性も出てきます。

Teachme Bizを利用すれば、チームでのカスタマサポートを実施する際に、操作部分はURLでカバーすることができますので、同様の質問の際の返答工数を削減できかつ、返答するブレもなくなります。

常に最新マニュアルをお客様が閲覧可能

URLでマニュアルを提示するので、もしお客様がマニュアルを閲覧するのに時間があいた場合や、UI等の変更があったとしても、マニュアルを更新しておけば、最新のマニュアルを閲覧できます。

もし、メール内に具体的な操作方法を記載していると、短い期間に再度サポートに連絡が必要になり、ユーザ様の体験も良いとはいえないでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?Teachme Bizの「トリセツ簡単作成キット」を活用することで、カスタマーサポートの対応工数削減、品質アップ、ユーザー体験の向上を実現できます。ぜひご利用ください。


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