歯科医院でのマニュアル導入サポート(ハーツデンタルクリニック様) | マニュアル作成・共有ツール - 「Teachme Biz」

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導入サポート

歯科医院でのマニュアル導入サポート(ハーツデンタルクリニック様)

東京、千葉、埼玉で4つの歯科医院を展開するハーツデンタルクリニック様にて、Teachme Biz導入サポートを実施しました。

導入サポートとは、「マニュアルを整えたいがどこから手をつけてよいかわからない」「マニュアル作成を一気に進めたい」といった場合に、業務の洗い出しからTeachme Bizの操作方法レクチャー、マニュアルの作成支援までを短期間で集中的に行うプログラムです。今回は2日間で実施しました。
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第1日:業務の洗い出し

まずマニュアルに関するミニセミナーを実施しました。「マニュアル」という単語はいろいろなイメージを持たれているので、マニュアルのメリット・デメリットの整理などをし、今後のマニュアル作成に向けた「温度差」を解消します。

従来は、このような文書型のマニュアルやチェックリストがありました。しかし作成の手間がかかり、更新も追いついていないのが実情でした。4つの医院のスタッフ全員に、同時に同じものを配布することもできないことも問題のひとつでした。今回のワークショップでは、この従来のマニュアルの内容も踏まえ、不足している部分を追加しながら、業務の棚卸しを行いました。
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歯科医師、歯科衛生士、受付担当者の皆様が、普段行なっている業務を模造紙に書き出すことで、業務の全体像を「見える化」することができました。
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さらに、抽出された業務項目を下記のようにA/B/Cの三種類に分類しました。
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【A:感覚型業務】(長年の経験や知見から、感覚的に対応する業務):14%
【B:選択型業務】(いくつかの選択肢から、適切な対応をする業務):5%
【C:単純的業務】(誰がやっても結果は同じ、単純な業務):80%

Aの部分は、いわゆる「本来業務」であり、付加価値を左右する重要な領域。マニュアル化ではなく、場数を踏み経験を重ねることで磨いていくことが理想です。

一方のBやCは、パターンや手順を定めることが容易な領域。「あたりまえ業務」とも言うべき部分で、できて当然・できないと問題が起きてしまいます。この領域を、新しいスタッフでも迷ったり悩んだりしないように、マニュアル化を推進していくこととしました。

最後に、気付きの共有を行いました。業務の棚卸しとマニュアル化の効果を感じていただくことができました。マニュアル化は、「単純業務の効率化」という直接効果に加えて「余裕時間の創出による付加価値向上」「単純業務のアウトソーシングによるさらなる効率化」という二次的効果を見据えることが重要ということも共有しました。
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第2日:Teachme Biz操作レクチャーと作成支援

次にTeachme Bizの操作方法と活用方法のレクチャーを行い、マニュアルを作成していきました。
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その後、今後の運用体制や作成担当者の割り振り、スケジュールなど、今後の運用定着に向けての具体的なディスカッションしました。特にスタッフ入社時、社内研修会や普段の業務指示、朝礼・終礼といった様々な場面で積極的に活用していく方針を共有できました。

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ハーツデンタルクリニックの皆様、ありがとうございました!

CORPORATE PROFILE 
会社名 医療社団法人ハーツデンタルクリニック
URL http://www.hearts-yachiyo.jp/ 他
所在地 千葉県白井市、千葉県八千代市、東京都江東区、埼玉県草加市
事業内容 歯科医院


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