業務効率化 に取り組むべき7つのムダを事例でチェック!

  1. HOME
  2. ブログ
  3. 業務効率化 に取り組むべき7つの「ムダ」を 事例 でチェック!

TeachmeBiz

業務効率化 に取り組むべき7つの「ムダ」を 事例 でチェック!


業務効率化 について、皆さんは普段このような悩みを抱えていないでしょうか?

「この業務のこの工程は本当に必要なのか...」
「どうにか時間をかけないで仕事できないか」

このように悩んでいても、後回しになりがちで中々本腰を入れて取り組めていないのが現状でしょう。ですが、本当にそのままでいいのでしょうか?

今この時代になぜ 業務効率化 が必要で、対処することでどんな恩恵があるかお伝えします。

なぜ 業務効率化 は必要なのか


昨今話題に話題になっている「働き方改革」。なぜここまで政府は肩入れしているのでしょうか。

具体的に数字で考えてみましょう。
今の労働力は「労働力=労働力人口(人)×労働時間(時間)×生産性(%)」で表すことができます。時代の潮流で変化がわかりやすいのは①労働力人口、②労働時間の2つです。

①労働力人口
[2010年度:約8000万人→2030年度:約6700万人]と16.3%の減少
②労働時間
今の平均残業時間47時間(Vorkrsの調査による)をゼロにすると考えた時、一か月の就業時間は[160+47=207(時間)→160(時間)]と22.7%の減少

これらの数値を前述した式に当てはめると2030年度には
労働力=(100%-16.3%)×(100%-22.7%)×100%
   =64.7%
となり労働生産性を最低でも1.5倍以上にしないと日本の労働力は衰退の一歩をたどることになります。
こんな時代だからこそ、今ある「ムダ」を除き生産性を上げていかなければならないのです!

事例 で見る「ムダ」が現れる7つのスポット

renew
そうは言っても「ムダ」が具体的にどんな時に生じるのかがわからないことには改善しようがありません。
そこで今回は「ムダ」が生じやすい場面をコンビニの業務を事例にとって7つに整理してみました。

情報:情報が受け手に伝わっていない・解釈にムラがある

・指示されないとやるべき業務がわからない
・先輩から教わった業務がうろ覚えになっている

この場合、業務の手順を明確化したマニュアルを作成するなどルールを決めることが大切です。

作業:作業の重複・自動でできることを敢えて自動化しない・ムダな作業

・既に在庫確認をしているのに、知らずに同じ作業が重複してしまう
・どの程度やればいいかわからず延々と商品整理をしている

この場合、あらかじめ定量的な目標を決めてどこまでやればよいかを明記しておくことが大切です。

遅滞:納期遅れ・リードタイムが長すぎる・仕事が中断してしまう

・業務内容が分からなくなるたびに、ほかの人に聞きに行く
・注文した商品が中々配送されてこない

この場合、段取りを確認しあらかじめ必要になる作業を把握しておくことが大切です。

流通:伝達・移動に時間がかかる

・それぞれ別の作業をしていて、何をやっているか把握していない
・アルバイトに業務を伝えるために毎回1つの場所に集まらなければいけない

この場合、適度なコミュニケーション量を保つため、皆が集まって情報共有する時間を適度に設けることが大切です。

能力:スキル不足・スキルの属人化

・バイトリーダーがレジ業務以外の業務をすべて任されている
・経験の浅いアルバイトスタッフに中々新しい業務を任せられない

この場合、スキルが高い人にナレッジを共有してもらうことが有効です。これにより社員のスキルを高水準に保つことができます。

時間:手が空いていても他人のリカバーができない・意思決定が遅れる

・店内に誰もいないのにレジ前で暇を持て余している
・任された商品の品出し・陳列業務が終わった後は、何かを任されるまでぼーっとしてしまう

この場合、何もしていない・仕事が終わった時に何をしておくかあらかじめ決めておくことが大切です。

品質:作業ミスやそれに伴う修正の手間

・注文されたタバコの銘柄がわからず、似たような名前の商品を出し怒られてしまった
・商品の注文個数の桁をを間違えており、店長が業務後間違えた箇所を確認・修正していた

この場合、ミスの原因は段取りが十分でないことに起因します。いつ、どこで、何が必要なのかといった情報を集めておくことが大切です。

そして、ここで大事なのは「ムダ」の基準をしっかりと定義しておくことです。基準と照らし合わせて発見したムダに優先順位をつけて可視化し、対処していくことが業務効率化の近道であり鉄則です。

業務効率化 をした暁に...

レポート機能をつかって組織の課題を把握する
さて「無事に 業務効率化 できて嬉しい!」とただ喜んでいる訳にはいきません。本当の目的は業務プロセスをスリムにすることではなく、労働生産性を上げることです。空いた時間をどう使うか、ここで真価が問われます。

その有効な手立ての1つは顧客サービスなどの、よりクリエイティブな業務に時間を割くことです。そしてもう1つは残業時間を無くし、社員の自由時間を確保することです。

また、1日の仕事の中でも余暇が生まれることになればその時間を意図的にリフレッシュの時間に充てることができます。これによりサービスの向上はもちろん、社員のモチベーションを向上させることも生産性の向上に大きく寄与します。
業績が良くなると同時に社内環境も良くなるという副産物がついてくるのです!

しかし、このような 業務効率化 を成し遂げるためには手作業では途方もない時間と労力がかかってしまうことは読者の皆様も薄々気が付かれているのではないでしょうか?

そこでITツールを採り入れ、「ムダ」に対処する「ナレッジを共有・標準化するしくみ」や「仕事を見える化するしくみ」を整える必要があるでしょう。
ITで代替できる作業はITツールに任せ、私たちにしかできない業務に注力することが 業務効率化 のハードルを下げ、成功に導く最善の道なのです。

参考事例:「ナレッジを共有・標準化するしくみ」>Sushi Kin Sdn Bhd様
参考事例:「仕事を見える化するしくみ」>株式会社富士薬品様

サービス詳細資料をダウンロード