レポート機能をつかって組織の課題を把握する(検索ログ) | マニュアル作成・共有ツール - 「Teachme Biz」

  1. HOME
  2. ブログ
  3. レポート機能をつかって組織の課題を把握する(検索ログ)

TeachmeBiz

レポート機能をつかって組織の課題を把握する(検索ログ)

レポート機能をつかって組織の課題を把握する

かんたんマニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」は業務効率化、生産性向上のためのソリューションです。今回はなぜ、プラットフォームと呼ばれるのかを説明いたします。

共有したマニュアルの閲覧状況を確認できるレポート機能

共有したマニュアルの閲覧状況を確認できるレポート機能

Teachme Bizを導入していただいた企業様にインタビューしてみると、パワーポイントやエクセルなどのオフィス系ソフトを使いマニュアルを作成・共有していた時に困ったポイントとして「作ったマニュアルが見られているかわからない」、「役に立っているのかわからない」ことを挙げる企業様が非常に多くいらっしゃいました。

Teachme Bizでは、それぞれのマニュアルの閲覧回数表示はもちろんのこと、管理者向けの機能として、レポート機能が用意されています。この機能を使うことで、実際に作成したマニュアルが「見られているかどうか」「役に立っているかどうか」を測ることが出来ます。

閲覧状況を可視化できるレポート機能

閲覧状況を可視化できるレポート機能

レポート機能ではグループ全体もしくは、各フォルダ(マニュアルを公開する場所)ごとのマニュアルの閲覧回数の推移を任意の期間を設定してに表示できます。この機能によりマニュアルの利活用が進んでいるのかを確認することができます。

また、マニュアルを共有するフォルダはアクセス権を設定できるので、部署ごと、職位ごとに設定することにより、任意の切り口で利用状況を可視化可能です。

いつ、誰が、何を閲覧したか把握できるCSVレポート出力機能

CSV出力機能

レポート機能の超強力機能一つ目。CSVレポート出力機能です。前の章で紹介した閲覧回数をさらに分解して「誰が」「何を」「何回」閲覧したかをCSV形式で出力できます。

CSVは「マニュアルタイトル」「閲覧者表示名」「閲覧回数」のシンプルな構成ですので、別途やBIツールやエクセル等で簡単な関数を用いたレポートを作成しておけば、CSVの内容をコピー・アンド・ペーストするだけで社内向けのレポートとして利用可能です。

サンプルCSV

検索キーワード及び、検索結果後のアクションを記録する検索レポート機能

検索レポート機能

レポート機能の超強力機能二つ目。検索レポート機能です。Teachme Bizではマニュアルがタクサン作成された際に、検索機能を多用します。検索機能は自分が閲覧権限のあるフォルダを横串に検索できますので、必要なマニュアルをすぐに探し出すことができます。

この検索の時に登録するキーワードをTeachme Bizではログを取ってまして、以下の3つに分類しています。

この検索の時に登録するキーワードをTeachme Bizではログを取り、以下の3つに分類しています。検索数が多いのにヒットしていないワードがあれば、該当するマニュアルの文言に追加したり、新たにマニュアルを作ったりなどの対策がとれます。

  • 検索未ヒット
  • 検索ヒット
  • 検索ヒット・閲覧なし

検索レポート機能

まとめ

いかがでしたでしょうか?Teachme Bizがマニュアル作成・共有プラットフォームと呼ばれる所以として「レポート機能」を紹介いたしました。

マニュアルは作って終わりではなく、その後の利用状況の分析、管理、改修までが大事なポイントです。マニュアルの利活用の可視化、社内ニーズの可視化をして、社内の業務の可視化、標準化、マニュアル化を高速で回しましょう。

Teachme Bizのサービスについての詳細資料は下記よりダウンロードいただけます。

サービス詳細資料をダウンロード