マニュアル の 承認フロー を運用する

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マニュアルの承認フローを運用する

マニュアルの承認フロー

かんたんマニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」は2018年05月で導入企業数が2,000社を突破しました。

今まで私は数百の企業様に運用の相談を頂き、その中でも多い相談・要望が、「上長の承認機能」です。本日の無料体験会でもご質問・ご要望をいただきました(笑)。Teachme Bizでは承認機能は現在提供しておりませんが、複数の機能を使うことにより簡単に承認フローを作ることができます。

Teachme Bizでマニュアル承認フローを作る3つの機能

マニュアルの承認フロー

かんたんマニュアル作成・共有プラットフォーム「Teachme Biz」では、複数の標準機能を使うことにより、簡単にマニュアルの承認フローを運用できます。

今回使用する機能は「フォルダ作成機能」「コメント機能」「フォルダ変更機能」の3つです。

機能・サービスページをご参照下さい

Teachme Biz Webアプリでの具体的な運用の流れ

マニュアルの承認のWebアプリでの具体的な運用の流れを以下にご説明します。

フォルダ作成機能にて「承認前フォルダ」を作成します。

マニュアル承認フロー

Teachme Bizでは、フォルダの作成数に上限を設定していないため、必要な数だけフォルダを作成できます。

まずフォルダ作成機能を使って、公開用フォルダとは別に上長とマニュアル作成者のみがアクセスできる「承認前フォルダ」を作成し、承認前のマニュアルをこちらで作成・公開します。

コメント機能を使って上長がコメントをする

マニュアル承認フロー

「承認前フォルダ」で公開されたマニュアルを上長が確認し、コメント機能にて承認の意思を示すか、必要であれば「改善点」をコメントし、差し戻します。コメントは作成者に通知されますので、上長からのコメントを逃すことはありません

承認されたマニュアルを公開用の任意のフォルダにて再度公開します。

マニュアル承認フロー

更に高度なマニュアル承認フローの運用

マニュアル承認フロー

上長に承認していただくマニュアルが多数ある場合、承認の進捗具合が気になります。また、しばらくすると、上長が「どれ見るんだっけ?」となってしまうことがあります。そこで効果を発揮するのが「タスク機能」です。

先程の章で「承認前フォルダ」にて マニュアルを公開した後に、タスク機能を用いて上長に承認していただきたいマニュアルをタスク化します。

>>タスク機能

承認対象のマニュアルを選択するだけ

タスクの作成は、タスク名、タスクの説明文、期日、作成したマニュアルを選択、上司を選択して配信するだけ。

進捗が手に取るようにわかる

上司が、タスクを開いたかどうか、マニュアルを確認したかどうか、いくつ確認が終わったかまで手に取るようにわかります。また、期限設定が迫ると、上司に自動的にアラートメールが送付されます。そして、期限が過ぎても、終わることにないアラートが送付されますので、きっと上司は完璧に承認作業をこなしてくれるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?複数の機能を使うことにより、マニュアルの承認フローを運用できることをご理解できたかと思います。他にも、コメント機能を利用せずに、グループウェアが持っている承認機能やワークフロー機能を用いて運用することもできます。その際は、マニュアルのURLをコピー・アンド・ペーストしてグループウェアに貼り付けることにより、マニュアルへの直リンクを掲載して運用します。

上司へのタスク配信は計画的に(笑)


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