考える仕事だからこそ、「考えないで済む」業務を明確にしたい

LRM株式会社 代表 幸松 哲也 様

弊社では、社内マニュアルでTeachmeを活用。全部で10名いる社員が「どうすればいいんだっけ？」と考える機会を減らすために使っています。具体的に言えば、見積もりの手順やWindowsで日本語を入力するためのIMEを設定する方法など。「二回以上発生しそうなことはTeachmeでマニュアルにしていこう」と話しています。

弊社では、ITを中心に企業の情報セキュリティ、業務効率化をコンサルティングしています。お客様とお話し、問題や希望を叶えよう、アウトプットの質をあげよう。そのためには「考える」を行わなければなりません。いっぽうで、それ以外の業務、ルーチン化している仕事では「考える」必要はありませんよね。主な業務では頭を使う、だからこそ、頭を使わなくて良いことはマニュアル通りに行えば良い環境を作りたいと考えていました。

ゴールまでの手間を減らせば自発性を引き出せる

LRMにおけるTeachme Biz活用画面。マニュアルは主に新人が作成している

主にマニュアルは新人に作ってもらってます。これは、新人の目から「わからない」業務を洗い出してもらうとともに、仕事の習熟度を見る意味もあります。少人数ですので、新人を付きっきりで教育する人手がないんです。

Teachmeのマニュアルを覗けば、新人が何につまずくのかが把握できます。また、相互でコミュニケーションをとりながらマニュアルを修正していけるので、新しい人が入ってきても、Teachmeを覗けば業務の手順が一目でわかる状態を用意していけますよね。

これができるのもTeachmeの操作が簡単だからです。スマートフォンで写真を撮影して、コメントを付け加えていけばいい。作成にあまり時間をとられないから、忙しいときでも一手間で済むんです。たった一手間で周りや後進の手間を省くことができるんですよ。

こうしたTeachmeの特長は「あとで」と「ミス」を減らせるところではないでしょうか。「考える」機会を減らすことで、見積もりの作成やPCの設定でつまずいても誰かに聞くことなく解決できるので後回しにする機会が減ります。そして、ミスしない人の手順をマニュアル化しておくことで、同じような手順を踏めばミスも減っていきますよね。

極端に言えば、書類の書きかたや置いてある場所を覚えておく、自分でやりかたを作って行く必要がなくなり、「Teachmeを見て、手順通りにやればいい」とだけ覚えておけばいいんです。その代わり、提案書の内容を作る、お客様とどのように話を詰めて行くか、「考える」が発生する仕事に時間と頭を集中して使えるようにしていけるのではないでしょうか。

今後は、社外向けにも使って行きたいです。PCに強い人でなくても、上手く立ち上がらないPCを自分で復旧することもできます。そして、少ないリソースでサーバの管理、運用をしている企業様でも、Teachmeによくあるトラブルの対処法を作成しておけば、つまずきが減りますよね。

（山川譲）