マニュアル作成事例 士業 小西公認会計士事務所様

人材育成時間が1/3に!スムーズなノウハウ共有で生産性向上を実現

小西公認会計士事務所 小西公認会計士事務所導入事例

公認会計士事務所,税理士事務所5名以上

導入目的

人材育成の効率化

課題

新規採用のたびに同じことを教えていた。
個人のノウハウが共有されていなかった。

効果

人材育成にかかる時間が1/3に。お客様への分かりやすい説明も実現。

毎回同じことを教える無駄をなくしたい

−−−−−Teachme Biz導入の背景を教えてください。
弊社は、2012年より福岡市でIT・飲食に強い公認会計士事務所として営業をしています。スタッフには未経験の人も採用をしているので、新しく人が入るたびに同じことを教えていて、教える側の負担が大きいのを課題に感じていました。そのような中、参加したセミナーでTeachme Bizの話を聞いて、導入を決めました。

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小西公認会計士事務所 公認会計士/税理士 小西慎太郎様

−−−−−導入の決め手は何でしたか?
手軽に作って公開できるというところが決め手でした。形式ばったマニュアルを作ろうとすると、どうしても時間がかかりますし、作るハードルが高くなってしまいますが、Teachme Bizでなら、「とりあえず作って、あとから加筆修正をする」という形でどんどん作っていくことができます。また、更新が簡単にできるという点も魅力に感じました。

−−−−−具体的にどのようなマニュアルを作っているのでしょうか?
はじめに総務系のマニュアルを作りました。FAXの送り方など基本的な業務です。次に、会計ソフトの使い方のマニュアルを作りました。これは社内業務だけでなく、お客様向けのマニュアルも兼ねています。PDFで出力をして、お客様にお渡しするようにしています。今後は一般公開用フォルダにマニュアルを置いて、お客様にもお見せできるようにしても良いかなと考えています。現時点で作成したマニュアルの数は、100点を超えています。

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小西公認会計事務所で実際に作成されたマニュアル

人材育成が効率化、ノウハウの共有も活発に

−−−−−導入の効果はいかがですか?
社内外の両方で効果を感じています。社内では、スタッフにマニュアルの作成を頼みやすくなりました。Teachme Bizの簡単さゆえだと感じています。また、新入社員教育においても、教える側の負担が軽減されました。まずは「マニュアルを見ておいてね」と言えるのがとても良いです。教える時間は1/3ほどになったと思います。

以前もマニュアルはあったのですが、個々人で作っていてお互いは見えていなかったのですが、Teachme Bizの導入によってノウハウがすぐに共有されるようになりました。特に、年末調整や確定申告など、年に1度だけの作業は、今まで気合と記憶でまかなっているような状態でしたが、Teachme Bizに落とし込むことでようやくマニュアルとして成立しました。

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人材育成において、「まずはマニュアルを見てもらう」というスタイルができた。

お客様とのやり取りもよりスピーディーに対応できるようになりました。以前はお客様からのご質問に対してメールでテキストベースの回答をしていましたが、Teachme Bizの導入後は画像ベースで説明をできるので、かなりスムーズに伝わるようになりました。

また、デスクトップアプリもとても気に入っています。キャプチャした画像をいちいちアップロードする作業が不要なので、Windowsでのマニュアル作成がかなり楽になりました。

Teachme Biz Windows デスクトップアプリはこちら

マニュアル作成手当の支給で楽しく浸透!

−−−−−社内での浸透において、何か工夫したことはありますか?
マニュアル作成手当を用意しました。マニュアルの実用性や業務効率化への貢献度などで3段階に分類、そのマニュアルを作成したメンバーに対して、500円~2,000円/本の手当を支給しています。マニュアルは基本的に人のために作るものなので、日々の業務に支障が出ていない限り、なかなか作ろうという気持ちになれません。手当を用意することで、日常業務に追われると後回しになってしまいがちなマニュアル作成を、楽しみながら積極的に行えるようにしました。

−−−−−今後のご計画を教えてください。
今までは、必要になったタイミングでマニュアルを作っていたので、今後は先回りしてマニュアルを作れるようにしたいです。また、数が増えてきたので、きちんとフォルダ分けをするなど整備して、より使いやすくしていきたいと思います。


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CORPORATE PROFILE 
会社名 小西公認会計士事務所
URL http://konishi-kaikei.com/
所在地 福岡県福岡市中央区荒戸1丁目1番3号大濠JOYビル4F
事業内容 公認会計士・税理士業務