マニュアル作成事例 不動産業,物品賃貸業 株式会社forcus様

「自分だけができる」を防ぎ、誰でも「できる」状態を作りたい

株式会社forcus様 株式会社forcus様導入事例

不動産賃貸業20名以下

導入目的

今後増えていく社員がすぐに業務に取りかかれる体制を作りたい

課題

その人がいないとまわらない、わからないが発生していた

効果

口頭での説明、自分しかできない事務的な業務が減った

参考コスト

Premium 20

新人を「即戦力」にするのは、個人の適性ではなく会社の体制

株式会社ForcusのIR・経理・ファイナンス担当の中村さん

IR・経理・ファイナンス担当の中村さん

弊社では、Teachmeを社内マニュアルとして利用しています。会社の書類や備品の置き場所を含めて基本的な業務周りを中心に業務マニュアルを整備しています。弊社は現在約15名ですが、来年末にはいまの3倍以上の社員数になる予定で採用活動を行っています。採用で最も重要となるのが、教育コスト。教育にかける時間や人員を減らすことが鍵だと考えています。

業務の中で「自分だけが知っている」って実はとても怖いんです。少数精鋭でやっている現在なら、「聞けばわかる」状態でも問題ありませんが、これから増えていく仲間がすぐに業務に取りかかれるようにするためにも「全員が会社の基本的なことをわかっている」状態を作らなければなりません。Teachmeを使うことでこの課題を解決できると考え、導入をすぐに決めました。

現在、私は弊社の総務や経理面などを担当していますが、Teachmeを導入してから事務的な業務、口頭での説明が減ってきたように感じています。Teachmeを見れば、「聞かなくてもわかる」からではないかと考えています。口頭での説明は、聞かれる側もそうですが、聞く側にも「知っている人を探して聞く」「担当がいないときに解消ができない」など手間にもなってしまうからではないでしょうか。新しい仲間が即戦力になるのは、個人の適性ではなく、会社の体制なんです。

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Teachmeが集合知となり、組織の常識を改善していける

ForcusでのTeachme Biz活用画面

前職で私は営業をやっていました。ベテランとなり「教える立場」になったときに、BさんとCさんに同じことを話しているのに、捉えかた、考えかたなど個性の違いで習熟度も変わってしまうことが度々発生していました。同じことをまた教えなければいけないなど、二度手間が発生してしまうんです。また、自分のやりやすいように業務をアレンジする際にも、基礎をおさえることが重要ですよね。Teachmeを使えば、この知識の「基礎」を用意、共有できるんです。

Teachmeは「できないこと」が洗い出せるからだと思っています。Teachmeで作成したマニュアルは組織の集合知になるので、ベテランが「知っている」と思っているけど実は「誤っていた」情報、方法にも気づける。これにより、ベテランの知識や常識によって、新しく加わる人たちの学びを左右してしまうことを防ぐことができるのではないでしょうか。

Teachmeでマニュアルを作成するとき、「自分たちの言葉、伝えかたを変えてみる」ということを工夫しました。例えば、営業の会話などは動画を使って伝えているのですが、Teachmeや動画、それ以外のツールなど、それぞれ適した情報、方法があります。Teachmeは入力するのは写真とテキストだけ、誰でもすぐに使えるというシンプルさが魅力のツールなので、自分たちの教育方法を「変える」きっかけにもなりました。

今後はTeachmeで作成したマニュアルを精査、編集しながら、増えていく社員から出てくる質問を集約して「マニュアル化」できる仕組み作りもしていきたいと考えています。まだTeachmeでマニュアルを作る文化が定着していませんが、私自身が効果を実感できているので、社内にも広めていきたいです。

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(山川譲)


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CORPORATE PROFILE 
会社名 株式会社フォーカス
URL http://0120373889.jp/
所在地 大阪市中央区島之内1-22-22 島之内堺筋501号
事業内容 不動産取引業