マニュアル作成事例 情報通信業 株式会社ベンチマークジャパン様

属人化した業務はもはや業務ではない。
少人数でもしっかりマニュアル整備。

株式会社ベンチマークジャパン様 株式会社ベンチマークジャパン様導入事例

インターネット付随サービス5名以下

導入目的

増員に備え、属人化した業務を整理したい。

課題

マニュアル化したいが面倒で手がつけられなかった。

効果

業務効率化を実現、業務の理解度も高まった。

株式会社ベンチマークジャパン カントリーマネージャー 林良亮様

株式会社ベンチマークジャパン カントリーマネージャー 林良亮様

すべてをスマートフォンで完結できる利便性が魅力

———まずはTeachme Biz導入のきっかけを教えてください。

弊社は、Benchmark Emailというメール配信サービスを運営しています。アメリカに本社があり、弊社はその日本法人で、5名で運営を行っています。少人数なので、業務のやり方などはその都度口頭で伝えていましたが、今後メンバーが増えることを考えるとやはりマニュアル化が必要だなと思いつつも、面倒でなかなか手を付けられていなかったときにちょうどTeachme Bizを知り、導入を決めました。

———どのようなところが良かったのでしょうか?

まず、画像の編集が簡単であるところと、スマートフォンでも作ることができるところです。私たちは移動が多いので、マニュアルの作成、閲覧、共有までのすべてをスマートフォンで完結させられるというのはとても魅力的でした。また、クラウドサービスはすぐにUIが変わるので、その都度最新の状態にしておく必要があります。Teachme Bizは簡単に更新できるので、その変化の速さにも付いて行きやすいと思いました。

マニュアルを整備しないことは、のちのち大きな損失となる

———現在はどのようにご利用いただいていますか?

アメリカの本社への連絡の仕方や、メールマガジンの送付先セグメントの切り方、他クラウドサービスの使い方など、社内業務マニュアルの作成に利用しています。やり方はどんどん変わっていくので、その都度タイムリーに更新するようにしています。今まで属人的だった業務を新メンバーに口頭で教え、教わった側がTeachme Bizに登録しているのですが、登録と同時に復習になりますし、教えた側もチェックができるので良いサイクルになっています。

ベンチマークジャパンにおけるTeachme Biz活用画面。小さな業務でもマニュアル化することで標準化、効率化を進めている。

小さな業務でもマニュアル化することで標準化、効率化を進めている。

———それは良いですね。他に実感している効果はありますか?

3点ほど実感している効果があります。1点目は、やり方の確認やミスが少なくなるので業務が効率化されること。2点目は、前述のように口頭で業務を教わった人がマニュアルを作成することで、理解度が深まるということ。3点目は、誰がどんな風にマニュアルを作成しているかチェックしてフィードバックをすることで、業務の標準化、効率化ができるということです。些細なことでも、マニュアルにすることでやり方が明確になり、改善のポイントを見つけることができます。

———少人数だからこそ見落としがちなポイントも拾えているということですね。最後に、今後の計画を教えてください。

今はまだ30件くらいしかマニュアルにできていないので、これからあらゆる業務をマニュアル化していく予定です。小さなことでもどんどん作っていきたいです。それが業務効率化には直結しなくても、アウトプットになれば良いかなと思っています。マニュアルを整備していないと、今は大丈夫でも、のちのち大きな損失となると考えています。ユーザー向けのマニュアルもいずれはTeachme Bizで作っていければと思います。

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CORPORATE PROFILE 
会社名 株式会社ベンチマークジャパン
URL http://www.benchmarkemail.com/jp/
所在地 東京都港区高輪3-25-29 THE SITE 2F
事業内容 HTMLメール配信サービス「Benchmark Email」の運営